El Registro de Prestadoras de Servicios y Obras Especializadas (REPSE) del IMSS es una obligación para empresas que hayan realizado subcontrataciones entre septiembre y diciembre de 2021. La reforma en materia de subcontratación busca proteger los derechos de los trabajadores y garantizar su seguridad social. Existen herramientas como la plataforma ICSOE y Mi REPSE para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y patronales. En este artículo encontrarás información detallada sobre cómo registrar a tu empresa en el REPSE, cumplir la Informativa de Contratos y evitar sanciones por incumplimiento.

REPSE IMSS: Qué es y para qué sirve

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas (REPSE) es una obligación para empresas que hayan hecho subcontrataciones en septiembre a diciembre de 2021. La reforma, que busca proteger a los trabajadores, implica una serie de obligaciones en materia de Seguridad Social.

Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas (REPSE)

El registro en el REPSE es obligatorio para las empresas que realicen subcontratación de servicios u obras especializadas. Deben registrarse en la plataforma, cumplir con las obligaciones fiscales y patronales, como el pago de seguro social. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) es la encargada de verificar y validar la información proporcionada por las empresas.

Reforma en materia de subcontratación

La reforma consiste en regular la figura de la subcontratación laboral y enfocarse en la protección de los trabajadores, evitando la simulación de relaciones laborales. Se prohíbe en algunos casos la subcontratación y se establecen responsabilidades solidarias en caso de incumplimiento.

Obligaciones en materia de Seguridad Social

• Registrar a las empresas en el REPSE.
• Pagar la cuota obrero-patronal para los trabajadores subcontratados.
• Reportar la información de los contratos celebrados en materia de subcontratación en la plataforma correspondiente.
• Cumplir con las obligaciones fiscales y patronales.

El incumplimiento de estas obligaciones puede resultar en sanciones.

Cómo registrar a una empresa en el REPSE

Para realizar el registro de una empresa en el REPSE, es necesario cumplir con ciertos requisitos y seguir ciertos pasos que faciliten el proceso.

Requisitos para darse de alta en el REPSE

Antes de comenzar el registro, es importante que la empresa cumpla con ciertos requisitos que establece la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Entre ellos:

• Contar con registro patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
• Tener al corriente los pagos correspondientes en materia de seguridad social.
• No estar inmersa en un proceso de huelga o demanda laboral, ni tener algún adeudo con el INFONAVIT que afecte a los trabajadores.
• Presentar el Aviso e Inscripción Patronal si se trata de una empresa de nueva creación.
• En caso de que la empresa haya incumplido con sus obligaciones en materia de seguridad social o fiscal, es necesario que haya corregido la situación antes de realizar el registro en el REPSE.

Paso a Paso para el Registro en la Plataforma

A continuación se describen los pasos a seguir para realizar el registro en la Plataforma:

1. Ingresar a la página web del REPSE y hacer clic en el botón “Registro de empresas” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Seleccionar la opción “Empresas abiertas y con domicilio en México” y completar los datos solicitados por la plataforma como RFC de la empresa y el correo electrónico.
3. A continuación se recibirá un correo electrónico para validar la dirección proporcionada.
4. Una vez validada la dirección de correo, se debe completar la información solicitada por la plataforma en diversos apartados, como información general, tipo de servicios prestados, información de las obras y trabajos realizados, entre otros.
5. Una vez completada la información, se debe enviar la solicitud y esperar a que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social sea quien revise y autorice la inscripción en el REPSE.

Trámite de registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS)

Una vez completado el registro en la Plataforma, la solicitud de registro junto con la documentación correspondiente deberá ser presentada ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) para su autorización. Los documentos que se deberán presentar son los siguientes:

• Acta constitutiva de la empresa.
• Identificación oficial del representante legal (IFE, pasaporte).
• Comprobante de domicilio de la empresa (agua, luz, teléfono, gas, entre otros).
• Listado de trabajadores y, en su caso, copia de los contratos con las personas que se planteen subcontratar.
• Copia y original de los pagos del IMSS realizados desde el inicio de actividades de la empresa.

Es importante tener presente que la STPS cuenta con un plazo de 20 días hábiles para aprobar o rechazar la solicitud de inscripción en el REPSE, por lo que es importante estar pendientes de cualquier notificación.

Informativa de Contratos celebrados en materia de subcontratación

La Informativa de Contratos celebrados en materia de subcontratación es un documento obligatorio que deben presentar las empresas inscritas en el REPSE, de acuerdo con la Reforma en materia de subcontratación. En esta sección se explicará en detalle cómo cumplir con esta obligación y qué datos e información se deben incluir en el documento.

Qué es y cómo cumplir con la Informativa de Contratos

La Informativa de Contratos permitirá al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) tener un registro actualizado de los contratos celebrados entre septiembre y diciembre de 2021, en materia de subcontratación.

Para cumplir con esta obligación, las empresas inscritas en el REPSE deberán registrar todos los datos e información relacionados con los contratos y trabajadores involucrados en la plataforma ICSOE del IMSS.

Datos e información requeridos para cumplir con la Informativa (ICSOE)

Los datos e información requeridos para cumplir con la Informativa de Contratos incluyen:

• Nombre o razón social de la empresa contratante y la contratada.
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de ambas empresas.
• Detalle de cada uno de los contratos celebrados, incluyendo el objeto, vigencia y monto de los mismos.
• Fecha de celebración de cada contrato.
• Número y tipo de identificación oficial de los trabajadores involucrados en cada contrato.

Es importante que los datos ingresados en el ICSOE sean precisos y estén actualizados antes de enviar la Informativa de Contratos.

Proceso de registro y envío de la Informativa

Para cumplir con la Informativa de Contratos, las empresas inscritas en el REPSE deberán seguir los siguientes pasos:

1. Registro: Ingresar a la plataforma ICSOE del IMSS utilizando la e.firma otorgada por el SAT. Registrar la información de los contratos y trabajadores.
2. Firma: Enviar la información para firma con la e.firma otorgada por el SAT.
3. Envío: Después de la firma, enviar la Informativa de Contratos al IMSS y al Infonavit a través de la plataforma ICSOE antes de la fecha límite de presentación.

Es importante que se cumpla con la fecha límite de presentación para evitar sanciones.

Penalizaciones por incumplimiento en el REPSE e Informativa de Contratos

La falta de cumplimiento de las obligaciones en cuanto al REPSE e Informativa de Contratos puede generar penalizaciones que pueden resultar muy costosas para las empresas. En este apartado se explicarán las sanciones por no cumplir con las obligaciones y plazos, la carga de la prueba que recae sobre la empresa en caso de un proceso legal y algunas recomendaciones para evitar las penalizaciones.

Sanciones por no cumplir con las obligaciones y plazos

Las sanciones por no cumplir con las obligaciones y plazos varían según las autoridades encargadas. La estadística indica que el INFONAVIT y el IMSS son los que mayoritariamente ponen sanciones. Las multas por no registrar a la empresa dentro del REPSE pueden llegar hasta los MXN 324,000 y las sanciones por la no presentación de la informativa pueden llegar hasta los MXN 830,000

Carga de la prueba en caso de proceso legal

Si la empresa es demandada por un trabajador, es importante tener en cuenta que la carga de la prueba recae sobre la empresa para demostrar que ha cumplido con todas las obligaciones en materia de subcontratación y seguridad social. Si la empresa no presenta la información y los documentos correspondientes, podría perder el juicio y enfrentar sanciones mayores.

¿Cómo evitar las penalizaciones?

Para evitar las penalizaciones, es importante que las empresas cumplan con las obligaciones establecidas en la reforma. Registrar a la empresa en el REPSE, presentar la informativa de contratos y asegurarse de cumplir con todas las obligaciones fiscales y patronales son esenciales. Además, es recomendable utilizar herramientas como Mi REPSE y la Plataforma ICSOE del IMSS para monitorear y facilitar el cumplimiento de obligaciones.

Herramientas para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y patronales

Los empresarios pueden hacer uso de diferentes plataformas y herramientas para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y patronales asociadas con el REPSE IMSS. A continuación, se explican en detalle algunas de las más importantes:

Plataforma ICSOE del IMSS

• La plataforma ICSOE del IMSS es una herramienta electrónica que facilita el cumplimiento de la obligación periódica de presentar información de los contratos realizados, conforme al cuatrimestre de que se trate.
• Para ingresar a la herramienta, se requiere la e.firma otorgada por el SAT.
• Esta plataforma permite a las empresas registrar la información de los contratos y trabajadores y posteriormente enviar la información para su firma.

Plataforma Mi REPSE

• Mi REPSE es una plataforma del Gobierno de México que permite a las empresas inscritas en el REPSE monitorear el cumplimiento de las obligaciones fiscales y patronales.
• Además, permite realizar la renovación del registro y la actualización de la información empresarial.
• También brinda asesoramiento y capacitación para cumplir con las obligaciones laborales y fiscales relacionadas con el REPSE.

SISUB para el reporte de la información al Infonavit

• El SISUB es la herramienta electrónica a través de la cual las empresas reportan al INFONAVIT la información de los contratos celebrados en materia de subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obra especializada.
• En este reporte se debe especificar los trabajadores que estuvieron vinculados a estos contratos durante el periodo que se reporta.
• Esta herramienta debe ser utilizada sólo por empresas que cumplan con la obligación de registrar los contratos celebrados en materia de subcontratación en el REPSE.

Estas tres herramientas son fundamentales para las empresas que quieran cumplir con las obligaciones fiscales y patronales relacionadas con el REPSE IMSS. Al utilizarlas, las empresas podrán llevar a cabo una gestión eficiente de su información y cumplir con sus obligaciones laborales y fiscales.

Casos prácticos: Cómo cumplir con las obligaciones para empresas que presten servicios especializados y obras especializadas

Las empresas que presten servicios especializados y obras especializadas, estarán sujetas a obligaciones en materia de seguridad social que deberán cumplir a través del REPSE y la Informativa de Contratos. A continuación, se presentan algunos escenarios prácticos en los que se pueden encontrar estas empresas y se proporcionan posibles soluciones para cumplir con las obligaciones.

Empresa que preste servicios especializados o contratación de trabajadores independientes

En este tipo de empresa, es común que los trabajadores sean contratistas independientes y no cuenten con los beneficios de la seguridad social. Para cumplir con las obligaciones del REPSE se debe registrar a la empresa en la plataforma electrónica de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Posteriormente, se deberá reportar la información correspondiente en la Informativa de Contratos utilizando la herramienta ICSOE del IMSS y enviándola a ambas instituciones. Es importante verificar que los contratos estén debidamente registrados en el REPSE.

Empresa que realiza ejecución de obras especializadas

En este caso, la empresa que realice la ejecución de obras especializadas está obligada a inscribirse en el REPSE, reportar los fletes y servicios correspondientes en la Informativa de Contratos y pagar las cuotas correspondientes al IMSS y al Infonavit. Para cumplir con estas obligaciones, se debe registrar a la empresa en la plataforma electrónica de la STPS y posteriormente reportar los contratos y trabajadores utilizando el ICSOE del IMSS.

Posibles dificultades y soluciones para cubrir las obligaciones en el REPSE y la Informativa de Contratos

• Dificultades en el registro o activación en la plataforma del REPSE: En caso de que la empresa tenga problemas para su registro o activación en la plataforma del REPSE, se recomienda realizar una revisión exhaustiva de la documentación y cumplir con los requisitos establecidos en las guías de la STPS. Es importante estar al día con los plazos de entrega.
• Dificultades para reportar la Informativa de Contratos en tiempo y forma: En caso de que la empresa tenga dificultades para reportar la información en tiempo y forma, se deben buscar herramientas como ICSOE, que permiten cumplir con estas obligaciones de manera más fácil y rápida. También se pueden contratar servicios de asesoramiento y gestión de nóminas y seguridad social para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
• Dificultades en el pago de cuotas y acreditación de derechos de trabajadores: En caso de que la empresa tenga dificultades para el pago de las cuotas o la acreditación de los derechos de los trabajadores, debe buscar asesoramiento para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.