Herramienta para Validar CFDIs de Forma Masiva ante el SAT
Revisar facturas de una en una en el portal del SAT deja de ser viable en cuanto pasas de unas docenas al mes. Una empresa que recibe 5,000 CFDIs no puede validar el 100%: valida una muestra, cruza los dedos y descubre los problemas cuando ya pagó.
Esta herramienta de validación masiva de CFDIs revisa todas tus facturas contra el SAT en una sola operación y te devuelve el detalle de lo que cumple y lo que no, con el motivo específico de cada rechazo.
Se contrata por separado, sin necesidad de tener el Portal de Proveedores.
Qué valida la herramienta
- Estatus ante el SAT. Vigente, cancelado o cancelable. El dato más caro de no tener: una factura cancelada que ya se pagó y se dedujo.
- Estructura y sellos del CFDI. Que el XML sea válido, que el sello digital corresponda y que el timbrado sea auténtico.
- Vigencia del emisor. Que el RFC exista, esté activo y tenga obligaciones registradas para lo que está facturando.
- Listas 69 y 69-B del SAT. Contribuyentes con créditos firmes, no localizados, y los presuntos o definitivos por operaciones simuladas.
- Complementos obligatorios. Complemento de pago, Carta Porte, comercio exterior y los que apliquen a la operación.
- Requisitos de forma. Uso de CFDI, método y forma de pago, régimen fiscal, código postal y demás campos que la versión 4.0 volvió obligatorios.
Cómo funciona
1. Cargas tus CFDIs
Subes los XML en lote, comprimidos o por carpeta. También puede conectarse para descargar directamente lo que el SAT tiene registrado a tu nombre, sin depender de que el proveedor te lo mande.
2. La herramienta valida todo el lote
Cada comprobante pasa por el conjunto completo de reglas. No es una muestra: es el 100% de lo que cargaste.
3. Recibes el resultado con el motivo
Un reporte que separa lo que cumple de lo que no, y en cada rechazo indica exactamente qué falló: emisor en lista 69-B, comprobante cancelado, complemento de pago faltante, sello inválido, RFC no vigente.
4. Exportas y actúas
El resultado se exporta a Excel para trabajarlo con tu equipo, reclamar al proveedor o detener un pago antes de que salga.
Para qué la usan las empresas
Cierre mensual
Validar el total de facturas recibidas antes de cerrar el mes, en lugar de descubrir en la revisión anual que hay comprobantes cancelados ya deducidos.
Antes de pagar
Correr el lote de facturas programadas para pago y detener las que tienen problema. Es mucho más barato no pagar que recuperar.
Preparación de auditoría
Revisar el histórico completo de un ejercicio y saber, antes que la autoridad, qué comprobantes tienen problema y cuáles vienen de proveedores en la lista 69-B.
Revisión de un padrón heredado
Cuando llega un nuevo director de finanzas o se integra una empresa adquirida, validar todo lo recibido es la forma rápida de dimensionar el riesgo.
Por qué importa la lista 69-B
El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación permite al SAT presumir que un contribuyente emitió comprobantes sin tener con qué prestar el servicio. Cuando eso ocurre, la carga se traslada a quien recibió esos CFDI: o demuestra que la operación existió, o corrige su situación fiscal.
La lista cambia. Un proveedor que estaba limpio cuando lo diste de alta puede aparecer meses después. Revisarla a mano, una vez, no sirve: hay que cruzarla contra todo lo que recibes, de forma recurrente.
En qué se diferencia del Portal de Proveedores
Son dos formas distintas de resolver el mismo riesgo.
La herramienta de validación masiva revisa lo que ya tienes. Tú cargas los CFDIs y ella te dice qué está mal. Es la opción cuando quieres control sin cambiar la forma en que recibes las facturas.
El Portal de Proveedores mueve el problema hacia atrás: el proveedor sube su factura al portal, el sistema la valida en ese momento, y lo que no cumple ni siquiera entra. Tu equipo solo ve lo que ya pasó el filtro, y la corrección la hace el proveedor.
Muchas empresas empiezan por la herramienta, dimensionan el problema con datos propios, y después implementan el portal para dejar de corregir errores que nunca deberían haber entrado.
Preguntas frecuentes sobre validación masiva de CFDIs
¿Se puede contratar sin el Portal de Proveedores?
Sí. Es una herramienta independiente.
¿Cuántos CFDIs puede validar de una vez?
Está pensada para volumen. En la plataforma se validan más de 125,000 facturas cada mes ante el SAT.
¿Necesito los XML o basta con los PDF?
Se necesita el XML: es el archivo que contiene el sello digital y los datos que se validan. El PDF es solo una representación impresa y no se puede verificar contra el SAT.
¿Detecta facturas canceladas después de haberlas pagado?
Sí. Es uno de los usos más frecuentes: correr el histórico y encontrar comprobantes que el emisor canceló después de que se pagaron y dedujeron.
¿Revisa las listas 69 y 69-B?
Sí, contra la publicación vigente del SAT, incluyendo presuntos y definitivos.
¿Se integra con mi ERP?
La herramienta funciona sola, pero puede integrarse. Trabajamos con SAP, CONTPAQi, Microsoft Dynamics, Oracle, Intelisis, Aspel, JD Edwards, NetSuite y Odoo, entre otros, y desarrollamos la conexión cuando el ERP es a la medida.
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