Portal de proveedores con integración a SAP
Si tu empresa opera con SAP, el portal recibe los documentos de tus proveedores, los valida ante el SAT y entrega a SAP únicamente lo que cumple. Tus proveedores dejan de mandar facturas por correo y cuentas por pagar deja de capturar, de revisar comprobante por comprobante y de perseguir documentos.
Cada mes se validan más de 125,000 facturas a través del portal. Llevamos 28 años desarrollando software en México, con las reglas del SAT como punto de partida y no como un añadido.
El problema que resuelve
En la mayoría de las empresas que operan con SAP, la factura del proveedor llega por correo, por WhatsApp o en papel. Alguien la descarga, alguien verifica en el portal del SAT que el comprobante exista y esté vigente, alguien la captura, y alguien más la contrasta contra la orden de compra y contra lo que efectivamente se recibió.
Ese trabajo se hace comprobante por comprobante y depende de que la persona no se equivoque. Los errores no aparecen al momento: aparecen cuando el pago se detiene, cuando el proveedor llama a reclamar, o cuando una deducción se cuestiona en una auditoría y el expediente que la respalda ya no está completo.
El portal mueve esa revisión al momento en que el proveedor carga el documento, y no al momento en que cuentas por pagar lo abre.
Qué revisa el portal antes de que la factura llegue a SAP
- Existencia y vigencia del CFDI ante el SAT. El estatus del comprobante se consulta directamente con la autoridad. Un comprobante cancelado o inexistente no avanza.
- Requisitos fiscales del comprobante. RFC del emisor y del receptor, forma y método de pago, uso del CFDI y desglose de impuestos.
- Conciliación contra la orden de compra. El total de la factura se contrasta con el de la orden que publica SAP.
- Vigencia documental del proveedor. Carta de opinión de cumplimiento y el resto de su expediente, con fecha de expiración por documento.
- Complemento de pago. El portal lo exige dentro del plazo que marca la disposición fiscal.
Concilia la factura contra la orden de compra de SAP
El portal lee las órdenes de compra que publica SAP y verifica que el total de la factura del proveedor coincida con el de la orden. Lo que no coincide no avanza hacia SAP, y el proveedor recibe el motivo dentro del portal, con la referencia de la orden contra la que se contrastó.
El efecto práctico es que la diferencia se resuelve entre el proveedor y el portal, antes de que el documento entre a su flujo de pago. Cuentas por pagar deja de ser el área que descubre y explica los descuadres.
Recibe facturas sin orden de compra
No todo el gasto de una empresa nace de una orden de compra. Servicios profesionales, arrendamientos, gastos de operación y compras urgentes suelen llegar sin respaldo previo en el sistema, y son justamente las facturas que más tiempo consumen porque nadie sabe quién debe autorizarlas.
Con el módulo de facturas sin orden de compra, el portal las recibe y las hace pasar por el flujo de aprobaciones que tu empresa define antes de entregarlas a SAP. Cada autorización queda registrada con responsable y fecha, de modo que el gasto llega a SAP ya aprobado y con su rastro documental completo.
Notas de crédito
El portal maneja las notas de crédito junto con la factura que corrigen, de modo que el saldo que llega a SAP es el que efectivamente se debe pagar y no el del comprobante original. La relación entre ambos documentos queda registrada.
Detecta y rechaza solicitudes de cancelación
Desde 2022 la cancelación de un CFDI ya no es unilateral: el emisor solicita, el receptor acepta o rechaza, y el silencio se interpreta como aceptación. Eso convierte cada solicitud de cancelación en un plazo que alguien tiene que vigilar, y una factura cancelada después de haber sido registrada deja un gasto sin comprobante que la respalde.
El portal detecta esas solicitudes. Si se pide cancelar un comprobante que ya validó y transmitió a SAP, la solicitud puede rechazarse sin intervención de tu personal y dentro del plazo, sin depender de que alguien revise una bandeja de entrada.
Suspensión de pagos al proveedor con documentación vencida
El bloqueo se dispara con cualquier documento vencido, sea fiscal o de cumplimiento, no solo con un incumplimiento ante el SAT. El portal puede cambiar el estatus del proveedor dentro de SAP para suspender sus pagos hasta que regularice su expediente, y liberarlo cuando lo hace.
Antes de llegar a eso, el portal le avisa al proveedor con anticipación de cada documento por vencer y le pide la renovación. El bloqueo es el último paso, no el primero.
Alta de proveedores hacia SAP
El expediente de alta se integra en el portal: acta constitutiva, identificación del representante legal, comprobante de domicilio, cédula de identificación fiscal, carta de opinión de cumplimiento y los contratos que tu empresa requiera. El catálogo es configurable, porque cada empresa pide cosas distintas.
Cuando el alta queda aprobada, se entrega a SAP por la interfaz que definamos o por correo con el expediente completo. Los datos llegan tal como los capturó el proveedor, sin recaptura y sin los errores de dedo que después aparecen en un pago rechazado por CLABE equivocada.
Cómo se entrega la información a SAP
El esquema lo definimos con tu área de sistemas, según cómo prefiera trabajar y qué permita tu instalación. Trabajamos con cuatro:
- Repositorio seguro. Los documentos validados se depositan en un repositorio con control de acceso, del que SAP los toma.
- Dirección URL. SAP consulta el documento mediante una dirección y el archivo permanece alojado en el portal.
- API de tu empresa. El portal transmite los documentos validados a la interfaz que ustedes proporcionan.
- Correo electrónico. Entrega de los documentos ya aprobados, para operaciones donde una integración directa no se justifica.
Tenemos experiencia integrando el portal con instalaciones distintas y el alcance se define en conjunto: qué se intercambia, en qué dirección y con qué frecuencia.
Qué gana tu empresa
- Sin recaptura. Los datos del comprobante llegan a SAP tal como los emitió el proveedor.
- Solo entra lo que cumple. Ninguna factura llega a cuentas por pagar sin haber sido verificada ante el SAT.
- Descuadres resueltos antes del pago. El total se contrasta con la orden de compra antes de que el documento entre al flujo.
- El gasto sin orden de compra deja de ser un hoyo negro. Pasa por un flujo de aprobación con responsables registrados.
- Menos llamadas al área de pagos. El proveedor consulta en el portal el estatus de cada factura.
- Expediente listo para auditoría. Quién cargó cada documento, quién lo aprobó y en qué fecha.
Preguntas frecuentes
¿El portal solo revisa el XML o valida realmente ante el SAT?
Consulta el estatus del comprobante directamente con la autoridad. No se limita a leer el archivo: verifica que el CFDI exista y esté vigente.
¿Qué pasa si la factura no coincide con la orden de compra?
No avanza hacia SAP. El proveedor recibe el motivo dentro del portal, con la referencia de la orden contra la que se contrastó, y corrige antes de que el documento entre a tu flujo de pago.
¿Y las facturas que no tienen orden de compra?
Las recibe el módulo de facturas sin orden de compra y las hace pasar por el flujo de aprobaciones que tu empresa define, antes de entregarlas a SAP.
¿Qué documentos le pide el portal a mis proveedores?
A todos: carta de opinión de cumplimiento, factura en PDF y XML, y complemento de pago. A los proveedores de servicios especializados les solicita además el registro REPSE, las opiniones de cumplimiento del IMSS y del INFONAVIT y los acuses cuatrimestrales del ICSOE y del SISUB.
¿Cómo llegan los documentos a SAP?
Por el esquema que definamos con tu área de sistemas: repositorio seguro, dirección URL, la API de tu empresa o correo electrónico.
¿Qué pasa si un proveedor tiene documentos vencidos?
El portal le avisa con anticipación y le pide la renovación. Si no la entrega, puede cambiar su estatus dentro de SAP para suspender sus pagos hasta que regularice su expediente.
¿Manejan proveedores REPSE?
Sí. REPSE es un tipo de proveedor, no un producto aparte: el portal les pide la misma documentación fiscal que a los demás, más la documentación de subcontratación que exige la ley. Puedes ver el detalle en la página del módulo REPSE.
¿Y si mi ERP no es SAP?
El portal se conecta por API a cualquier ERP que exponga una interfaz de intercambio. SAP es solo el caso más frecuente. También se integra con Oracle NetSuite, Oracle Fusion, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Intelisis, Infor, Workday, CONTPAQi, Aspel, Microsip y Bind ERP, entre muchos otros. También nos conectamos con desarrollos a la medida y sistemas propios, que en la práctica suelen ser más sencillos de integrar que un ERP comercial. Y cuando un sistema no permite abrir una interfaz, quedan los otros tres esquemas de entrega: ningún cliente se ha quedado fuera por su ERP. El panorama completo está en la página de integración con tu ERP.
Veámoslo con tus documentos
Cuéntanos cómo recibes hoy las facturas de tus proveedores y qué te está costando más tiempo. En una demostración te mostramos cómo quedaría la integración con tu instalación de SAP. Agenda una demostración.