Evidencias de Facturas: materialidad fiscal comprobada en cada operación
Una factura válida ante el SAT no prueba que el servicio existió. Eso es lo que el SAT llama materialidad: la obligación de demostrar que la operación que amparas con un CFDI ocurrió de verdad, con documentación que lo respalde. Cuando la autoridad la cuestiona y la empresa no puede exhibirla, la deducción y el acreditamiento se pierden — aunque el comprobante esté perfectamente timbrado.
Este módulo del Portal de Proveedores obliga a que cada factura llegue acompañada de su evidencia, y la somete a un flujo de aprobación de tu lado antes de que entre a pago.
Qué es la materialidad fiscal y por qué se volvió crítica
El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación permite al SAT presumir la inexistencia de operaciones cuando un contribuyente emite comprobantes sin contar con los activos, el personal, la infraestructura o la capacidad material para prestar el servicio facturado.
El efecto no se queda en el emisor. Las empresas que recibieron esos comprobantes quedan obligadas a demostrar que la operación sí se realizó, o a corregir su situación fiscal. En la práctica, la carga de la prueba recae en quien dedujo.
La defensa es documental y tiene que existir antes de la revisión, no armarse después con lo que se encuentre en los correos de alguien que ya no trabaja en la empresa.
Qué resuelve el módulo de evidencias de facturas
- Ninguna factura entra sin su evidencia. El proveedor no puede completar el envío si no adjunta el soporte que corresponde a su tipo de servicio.
- La evidencia queda ligada al CFDI. No es un archivo suelto en una carpeta compartida: está asociado al UUID de la factura, con fecha y responsable.
- Flujo de aprobación de tu lado. Quien recibió el servicio confirma que se prestó. Esa aprobación es parte del expediente.
- Expediente reconstruible en minutos. Cuando llega el requerimiento, exportas el paquete completo por proveedor, por periodo o por operación.
- Trazabilidad completa. Cada carga, cada rechazo y cada autorización queda registrada.
Cómo funciona el flujo
1. El proveedor sube su factura y su evidencia
Al enviar el CFDI, el sistema le solicita los documentos de soporte definidos para su tipo de servicio. Si faltan, el envío no se completa.
2. Validación fiscal automática
En paralelo, la factura pasa por la validación habitual: estructura, sellos, vigencia del emisor, listas 69 y 69-B, coincidencia con la orden de compra y complemento de pago cuando aplica.
3. Aprobación del área que recibió el servicio
La evidencia se envía a quien puede confirmar que la operación existió: el supervisor de planta, el responsable de obra, el gerente de área. Aprueba o rechaza con comentario.
4. Liberación a pago
Solo las facturas con evidencia aprobada avanzan al flujo de pago. Lo demás se devuelve al proveedor con el motivo.
5. Resguardo y consulta
El paquete documental queda disponible por el periodo que defina tu política de retención, listo para exportarse.
Tipos de evidencia que administra el módulo
- Servicios profesionales: entregables, reportes, minutas, presentaciones, papeles de trabajo
- Mantenimiento y obra: reportes de servicio firmados, fotografías de antes y después, bitácoras
- Personal y servicios especializados: listas de asistencia, roles de turno, credenciales, evidencia de la prestación
- Transporte y logística: acuses de entrega, cartas porte, evidencias de descarga
- Suministro de bienes: remisiones, entradas de almacén, certificados de calidad
- Capacitación: listas de participantes, constancias, material impartido
Configurable por tipo de proveedor y de gasto
No toda operación necesita la misma evidencia. El módulo permite definir qué documentos se exigen según el tipo de servicio, el monto, el área solicitante o el proveedor. Un servicio recurrente de limpieza no requiere el mismo soporte que una consultoría de siete cifras — y el sistema no tiene por qué tratarlos igual.
Por qué exigirla en el momento y no después
La evidencia que se pide meses después casi nunca aparece. El proveedor cambió de contacto, el responsable interno se fue, el archivo estaba en una computadora que se reemplazó. Pedirla como condición para cobrar es el único momento en que el proveedor tiene el incentivo y la información para entregarla.
Esa es la diferencia entre tener una política de materialidad y tener materialidad.
Integración con tu ERP
La factura aprobada, con su evidencia asociada, entra a tu sistema contable ya validada. Trabajamos con integraciones a SAP, CONTPAQi, Microsoft Dynamics, Oracle, Intelisis, Aspel, JD Edwards, NetSuite y Odoo, entre otros, y desarrollamos la conexión cuando el ERP es a la medida.
Preguntas frecuentes sobre materialidad y evidencias
¿Qué documentos exige el SAT para acreditar materialidad?
La legislación no publica una lista cerrada. Lo que la autoridad valora es que la documentación sea razonable, específica de la operación y consistente con lo facturado. Por eso el módulo permite definir la evidencia por tipo de servicio en lugar de imponer un formato único.
¿Este módulo se puede contratar sin el Portal de Proveedores?
No. La evidencia va ligada al CFDI que el proveedor sube al portal y al flujo de aprobación interno, así que funciona sobre la plataforma.
¿Qué pasa si un proveedor se niega a subir evidencia?
Su factura no avanza al flujo de pago. En la práctica es la objeción que más rápido se resuelve, porque el pago depende de ello. Nosotros hacemos el contacto y la capacitación como parte de la implementación.
¿Se puede exportar el expediente completo de un proveedor?
Sí. Puedes exportar por proveedor, por periodo, por tipo de gasto o por operación específica, con las facturas y sus evidencias asociadas.
¿Cuánto tiempo se conservan las evidencias?
El periodo de resguardo se configura según tu política interna y los plazos de conservación que apliquen a tu operación.
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