Control total de entregas, validación de carta porte y liberación automática de facturas


Nuestro portal valida la carta porte, gestiona evidencias de entrega y permite liberar facturas solo cuando el flete está aprobado. Ideal para logística, distribución y transporte.

Introducción

El transporte de mercancías implica múltiples pasos que deben quedar documentados para garantizar trazabilidad, cumplimiento fiscal y precisión operativa.
Sin un sistema centralizado, las empresas enfrentan problemas como:

  • Evidencias de entrega incompletas o perdidas

  • Cartas porte con errores o inconsistencias

  • Proveedores que facturan antes de cumplir

  • Retrabajos en logística y finanzas

  • Falta de visibilidad del estatus de cada envío

  • Riesgos fiscales por carta porte inválida o no vigente

El Sistema de Evidencias de Fletes y Carta Porte del Portal de Proveedores  resuelve todo esto mediante validación automática, flujos de aprobación y control total del proceso, desde la recolección hasta la facturación final.

Validación automática de Carta Porte

Cada proveedor de fletes puede subir su Carta Porte al portal, la cual es validada en tiempo real:

Validaciones que realiza el sistema:

  • Verificación de timbrado

  • Validación de UUID ante el SAT

  • Revisión de cancelación o vigencia

  • Revisión de datos del remitente y destinatario

  • Validación de placas, operador y unidad

  • Validación de mercancías y cantidades

  • Cruce con información de la orden de transporte

  • Comprobación de requisitos del complemento de carta porte

Si la carta porte contiene errores, el proveedor recibe una notificación automática para corregirla antes de continuar.

Esto protege a la empresa de problemas fiscales, multas o rechazos de deducibilidad.

Sistema completo de evidencias de entrega

El proveedor de fletes debe subir las evidencias de entrega de la mercancía, las cuales pueden ser:

  • Fotografías

  • PDFs

  • Firmas de recepción

  • Sellos

  • Documentos de descarga

  • Escaneos de guías

  • Comprobantes adicionales definidos por el cliente

El sistema permite múltiples documentos por entrega, sin límite de archivos.

Revisión y aprobación interna

El personal de tu empresa revisa las evidencias antes de liberar la factura del flete.

El flujo funciona así:

  1. El proveedor sube carta porte + evidencias

  2. El sistema valida automáticamente la carta porte

  3. El equipo interno revisa las evidencias

  4. Si todo es correcto → se aprueba la entrega

  5. Solo entonces el proveedor puede subir su factura

Puedes configurar múltiples aprobadores, tanto por área como por ubicación, ruta o tipo de embarque.

Esto garantiza que el proveedor solo facture cuando todo el proceso esté correctamente documentado.

Integración con ERP o funcionamiento independiente

El sistema puede funcionar:

Integrado al ERP

  • SAP

  • Oracle

  • Odoo

  • JD Edwards

  • NetSuite

  • Microsoft Dynamics

  • Contpaqi

  • Totvs

  • Aspel
    y más…

El portal concilia automáticamente:

  • Órdenes de transporte

  • Órdenes de compra relacionadas

  • Entregas y recepciones

Sin ERP

Ideal para empresas medianas o pequeñas que requieren control logístico sin integraciones complejas.

Beneficios principales del sistema de evidencias y carta porte

✔ Control total de entregas

Visualiza el estatus de cada flete y su documentación asociada.

✔ Validación fiscal automática

Evita cartas porte inválidas, canceladas o con errores.

✔ Flujo de aprobación por evidencias

Solo se libera la facturación cuando el servicio está realmente cumplido.

✔ Reducción de disputas y errores

Evidencias digitales evitan malentendidos con proveedores o clientes internos.

✔ Cumplimiento con requisitos fiscales y logísticos

Evita multas o rechazos por documentación incompleta.

✔ Historial y trazabilidad completa

Cada envío tiene su expediente digital con carta porte, evidencias, aprobaciones, fechas y responsables.

✔ Mejor comunicación con proveedores de fletes

Alertas automáticas, notificaciones y visibilidad completa del estatus.

Cómo funciona el proceso completo

  1. Proveedor sube Carta Porte
    Validación automática ante el SAT.

  2. Proveedor sube evidencias de entrega
    Fotos, PDFs, documentos, firmas, etc.

  3. Sistema verifica requisitos definidos por el cliente
    Tipo de evidencia, cantidad, documentos especiales.

  4. Revisión interna
    Uno o varios aprobadores revisan y autorizan.

  5. Liberación de factura
    Solo proveedores que cumplieron pueden facturar.

  6. Integración y trazabilidad
    Se genera un expediente completo por viaje.

Ideales para operaciones de:

  • Logística 3PL

  • Distribución y última milla

  • Transportistas carreteros

  • Empresas con rutas internas

  • Industria manufacturera

  • Centros de distribución

  • Empresas importadoras y exportadoras

¿Por qué las empresas están migrando a este sistema?

Porque elimina por completo la incertidumbre de la entrega, asegura cumplimiento fiscal, y evita que proveedores facturen sin evidencia aprobada.

Además, el portal ofrece:

  • Automatización

  • Seguridad

  • Validación fiscal

  • Control logístico

  • Múltiples aprobadores

  • Trazabilidad completa

Todo desde un solo lugar.

Solicita una demostración del Sistema de Evidencias de Fletes y Carta Porte

Descubre cómo puedes transformar tu control logístico y fiscal con nuestro portal.

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