Evidencias de Maquila y POD: prueba de entrega ligada a cada factura
En operaciones de maquila y de distribución, la discusión con el proveedor casi nunca es sobre la factura: es sobre si el material se entregó, cuánto se entregó y en qué condiciones. Cuando esa evidencia vive en acuses de papel, fotos de WhatsApp y correos sueltos, la conciliación se vuelve un trabajo arqueológico y la factura se atora.
Este módulo del Portal de Proveedores obliga a que cada entrega tenga su comprobante digital — el POD, proof of delivery — y lo liga a la factura correspondiente antes de que entre a pago.
Qué resuelve el módulo de evidencias de maquila y POD
- Cada entrega queda documentada. El proveedor o el transportista carga el acuse firmado, sellado y fechado desde su acceso.
- La evidencia se liga al CFDI. Está asociada al UUID de la factura, no guardada aparte.
- Conciliación de cantidades. Lo entregado se contrasta contra lo facturado y contra la orden de compra o la remisión.
- Flujo de aprobación de quien recibió. Almacén o planta confirma la recepción; esa confirmación es parte del expediente.
- Se acaban las llamadas de “mándame otra vez el acuse”. Todo está en el mismo lugar, disponible para ambas partes.
Cómo funciona el flujo
1. Entrega y captura del comprobante
Al momento de la entrega, el proveedor o transportista carga el acuse firmado y sellado, con fotografías si el proceso lo requiere. Puede hacerlo desde un teléfono.
2. Asociación con la factura
El comprobante se liga a la factura, a la orden de compra o a la remisión que corresponde. Sin ese vínculo, la factura no avanza.
3. Validación de cantidades
El sistema contrasta lo entregado contra lo facturado y contra lo solicitado. Las diferencias se marcan antes de que lleguen a contabilidad.
4. Confirmación de quien recibió
El responsable de almacén o de planta confirma la recepción o la rechaza con motivo. Queda registrado con fecha y responsable.
5. Liberación a pago y resguardo
Solo lo entregado y confirmado avanza al flujo de pago. El expediente queda disponible para consulta, exportación y auditoría.
Evidencias que administra el módulo
- POD (proof of delivery): acuse de entrega firmado y sellado por quien recibió
- Remisiones y notas de entrega con cantidades y descripción
- Fotografías del embarque, del material o de las condiciones de entrega
- Entradas de almacén y tickets de báscula
- Reportes de maquila: piezas procesadas, mermas, retrabajos
- Certificados de calidad y liberaciones de material
- Acuses de devolución por material rechazado
Para operaciones de maquila
En un esquema de maquila el control es doble: qué material se envió al maquilador y qué producto terminado regresó. El módulo permite documentar ambos movimientos y conciliarlos, incluyendo mermas y retrabajos, para que la factura del servicio corresponda a lo que efectivamente se procesó.
Esa documentación también sostiene la materialidad fiscal de la operación: no solo existe el CFDI, existe la prueba de que el proceso ocurrió.
Para operaciones de distribución y transporte
Cuando el transporte es parte de la operación, este módulo trabaja junto con el de evidencias de fletes y Carta Porte: el complemento Carta Porte cubre el requisito fiscal del traslado, y el POD cubre la prueba de que la mercancía llegó a su destino y quién la recibió.
Por qué exigir la evidencia antes de pagar
El acuse que se pide dos meses después de la entrega rara vez aparece completo. El chofer ya no está, la copia se perdió, la foto se borró del teléfono. Condicionar el pago a que la evidencia exista es el único momento en que todos los involucrados tienen el incentivo de entregarla — y es lo que convierte un archivo de acuses en un control real.
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Preguntas frecuentes sobre POD y evidencias de maquila
¿Qué es un POD?
POD son las siglas de proof of delivery: el comprobante de que una entrega se realizó, normalmente firmado y sellado por quien recibió la mercancía, con fecha y cantidades.
¿El módulo se puede contratar sin el Portal de Proveedores?
No. Las evidencias se ligan a las facturas que el proveedor sube al portal y al flujo de aprobación interno, así que opera sobre la plataforma.
¿El proveedor puede cargar la evidencia desde un teléfono?
Sí. El acceso funciona desde navegador móvil, que es lo habitual cuando la evidencia se captura en el punto de entrega.
¿Qué pasa si las cantidades entregadas no coinciden con las facturadas?
El sistema marca la diferencia y detiene la factura antes de que llegue a contabilidad. El proveedor recibe el motivo y corrige.
¿Sirve como soporte de materialidad ante el SAT?
Es parte del soporte. La evidencia de entrega ligada al CFDI, con fecha y responsable, es exactamente el tipo de documentación que se necesita para demostrar que la operación existió.
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