Conciliación de CFDIs contra el SAT
Al cerrar el mes, la pregunta incómoda casi siempre es la misma: ¿lo que tengo registrado en mi contabilidad es realmente todo lo que el SAT tiene a mi nombre? Nadie puede contestarla revisando carpetas de correo, porque el problema no está en lo que llegó, sino en lo que nunca llegó.
La conciliación de CFDIs contra el SAT descarga los metadatos que la autoridad tiene registrados de tu RFC y los compara, uno a uno, contra lo que está capturado en tu ERP. El resultado es una lista concreta: lo que falta, lo que sobra y lo que cambió de estatus después de haberse registrado.
Se contrata por separado, sin necesidad de tener el Portal de Proveedores.
Qué es la metadata del SAT y por qué es la fuente de verdad
Cada CFDI timbrado queda registrado en los servidores del SAT con su información esencial: UUID, RFC emisor y receptor, fecha de emisión, total, tipo de comprobante y estatus vigente o cancelado.
Esa metadata se puede descargar de forma masiva por periodo, tanto de comprobantes emitidos como recibidos. Y ahí está el punto: no depende de que el proveedor te haya mandado la factura. Si te la timbró, aparece, aunque nunca haya llegado a tu buzón.
Por eso es la referencia contra la cual conviene conciliar. Tu contabilidad refleja lo que capturaste; la metadata del SAT refleja lo que existe.
Qué encuentra la conciliación
- Facturas que el SAT tiene y tú no. El proveedor timbró y nunca te envió el XML, o se envió a una persona que ya no trabaja en la empresa. Son deducciones que dejaste de tomar.
- Comprobantes cancelados después de registrarlos. El caso más caro: se pagó, se dedujo y meses después el emisor lo canceló. En tu sistema sigue vigente; en el SAT no.
- Registros en tu ERP que no existen en el SAT. Capturas manuales, comprobantes duplicados o documentos que nunca se timbraron.
- Diferencias de importe, fecha o RFC. Errores de captura que solo se detectan cuando algo no cuadra al cierre.
- Complementos de pago faltantes. Facturas PPD sin su complemento correspondiente, que es un incumplimiento formal frente a la autoridad.
- Emisores señalados por el SAT. Al cruzar los RFC de la metadata contra las listas 69 y 69-B aparecen los proveedores que se volvieron un riesgo después de haberles comprado.
Cómo funciona
1. Se descarga la metadata del SAT
La conexión se hace con tus credenciales fiscales y descarga los metadatos del periodo que definas, de comprobantes emitidos y recibidos. No hay captura manual ni depender de que alguien pida los XML.
2. Se lee lo que hay en tu ERP
La información contable se toma directamente de tu sistema. Trabajamos con SAP, CONTPAQi, Microsoft Dynamics, Oracle, Intelisis, Aspel, JD Edwards, NetSuite y Odoo, entre otros, y desarrollamos la conexión cuando el ERP es a la medida.
3. Se cruzan ambos universos por UUID
El folio fiscal es la llave. La comparación es exacta, no aproximada, y se hace sobre el 100% de los comprobantes del periodo.
4. Recibes el reporte de diferencias
Un reporte que separa lo conciliado de lo que no cuadra, y en cada diferencia indica el motivo: faltante en contabilidad, faltante en el SAT, cancelado posterior al registro, importe distinto, complemento pendiente.
5. Se exporta y se corrige
El resultado se exporta a Excel para trabajarlo con tu equipo, reclamar al proveedor o ajustar la póliza antes de cerrar.
Cuándo se usa
Cierre mensual
Conciliar antes de cerrar, no después. Es la diferencia entre corregir una póliza y presentar una complementaria.
Cierre anual y declaración
Revisar el ejercicio completo antes de la anual, para no deducir comprobantes que el emisor canceló en el camino.
Preparación de una revisión
Cuando la autoridad pregunta, la conversación empieza desde una posición distinta si ya sabes cuáles son tus diferencias y por qué existen.
Cambio de dirección o integración de una empresa
Un director de finanzas que llega, o una empresa que se adquiere, necesita dimensionar rápido qué tan alineada está la contabilidad con lo que el SAT tiene registrado.
Por qué hacerlo a mano deja de funcionar
Con cien comprobantes al mes, alguien puede cruzar dos hojas de cálculo. Con cinco mil, no — y el problema no es solo el volumen:
- La descarga manual es por bloques y por periodo. Reconstruir un ejercicio completo toma días.
- El estatus cambia después. Una conciliación de enero hecha en enero no ve la cancelación que ocurrió en marzo. Hay que volver a correrla.
- El cruce a mano se hace por importe o por proveedor, no por UUID, y ahí es donde se cuelan los duplicados y los faltantes.
- No deja evidencia. Un archivo de Excel en la carpeta de alguien no es un proceso de control demostrable.
En qué se diferencia de la validación masiva de CFDIs
Son complementarias y resuelven preguntas distintas.
La validación masiva toma los CFDIs que tú tienes y revisa si cada uno cumple: sellos, estatus, complementos, requisitos de forma, listas 69 y 69-B. Responde ¿lo que tengo está bien?
La conciliación compara tu universo contra el del SAT. Responde ¿tengo todo lo que debería tener? — una pregunta que la validación no puede contestar, porque solo ve lo que le entregas.
Muchas empresas corren las dos: la conciliación encuentra lo que falta, la validación revisa lo que hay.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación de CFDIs
¿Se puede contratar sin el Portal de Proveedores?
Sí. Es una herramienta independiente y se cotiza por separado.
¿Qué se necesita para conectarse al SAT?
Las credenciales fiscales de la empresa, que se configuran una sola vez. La descarga posterior es automática.
¿Concilia comprobantes emitidos o recibidos?
Ambos. Lo que recibes es donde suele estar el riesgo de deducción, y lo que emites es donde suelen aparecer las diferencias de facturación.
¿Detecta facturas canceladas después de haberlas pagado?
Sí. Es uno de los hallazgos más frecuentes al conciliar un ejercicio completo hacia atrás.
¿Con qué frecuencia conviene correrla?
Mensual como mínimo, para cerrar con la información alineada. Las empresas con volumen alto la corren cada semana.
¿Se integra con mi ERP?
Sí. Trabajamos con los principales sistemas del mercado y desarrollamos la conexión cuando el ERP es a la medida. Es lo que hacemos desde 1998.
¿Qué pasa si encuentro facturas que nunca me llegaron?
El reporte te da el UUID y el RFC del emisor, que es lo que necesitas para solicitar el XML al proveedor y registrar la deducción que estabas dejando en la mesa.
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