Preguntas frecuentes sobre el portal de proveedores
Estas son las preguntas que nos hacen las empresas que están evaluando un portal de proveedores en México: cómo funciona la validación ante el SAT, qué pasa con el REPSE y la lista 69-B, cómo se integra con el ERP y qué implica poner a los proveedores a usarlo. Si tu duda no está aquí, escríbenos y la respondemos.
¿Qué es un portal de proveedores?
Un portal de proveedores es una plataforma en la nube donde tus proveedores suben sus facturas y documentos fiscales en lugar de enviártelos por correo. El portal los recibe, los valida ante el SAT y los deja listos para cuentas por pagar. En lugar de un buzón lleno de PDFs sin revisar, tienes un expediente por proveedor, auditable y siempre vigente. Lo explicamos a fondo en qué es un portal de proveedores.
¿Qué gano frente a seguir recibiendo facturas por correo?
Tres cosas. La primera es que nadie revisa documento por documento: el portal valida cada CFDI ante el SAT en automático. La segunda es trazabilidad: sabes qué se recibió, cuándo y en qué estado. La tercera es seguridad, porque el correo es la puerta de entrada más común del phishing y el ransomware, y dejar de recibir archivos ahí cierra ese frente.
¿Cómo valida el portal las facturas ante el SAT?
Cada factura, nota de crédito y complemento de pago se verifica contra el SAT conforme al Anexo 20 en el momento en que el proveedor la sube. Se revisa la estructura del CFDI, el estatus del comprobante y los datos del emisor. Si algo no cuadra, como un RFC equivocado, un duplicado o un documento alterado, el portal lo detiene antes de que entre a tu proceso de pago. Más detalle en validación de facturas y CFDI.
¿El portal me avisa si un proveedor aparece en la lista 69-B del SAT?
Sí. Auditamos a tus proveedores todos los días contra las listas 69 y 69-B del Código Fiscal de la Federación y te alertamos en automático si alguno aparece como EFOS o como no localizado. El objetivo es que lo sepas antes de pagar una factura que después no vas a poder deducir. Puedes ver cómo funciona la lista 69-B del SAT.
¿Controla el complemento de pago?
Sí. El portal verifica que cada complemento de pago exista, corresponda a la factura correcta y cumpla con los requisitos del SAT. También da visibilidad de qué proveedores lo tienen pendiente, que es donde suelen aparecer las multas.
¿Sirve para el cumplimiento REPSE?
Sí. El módulo de REPSE controla la documentación que exige la Ley de Subcontratación: registro vigente ante la Secretaría del Trabajo, cuotas del IMSS, aportaciones del Infonavit, contratos y opiniones de cumplimiento. El portal revisa vigencias y te avisa cuando un documento está por vencer, en lugar de que lo descubras en una revisión. Puedes ver el módulo de gestión de proveedores REPSE.
¿Se integra con mi ERP?
Sí, por API REST. Hoy tenemos integración con SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, CONTPAQi, Aspel SAE, Intelisis, Microsip, Odoo, TOTVS y Workday, entre otros. La factura entra a tu ERP ya validada, sin captura manual. Si tu ERP no está en la lista, la integración se evalúa en la demostración.
¿Maneja carta porte y evidencias de entrega?
Sí. Además de la validación del complemento Carta Porte, el portal recibe evidencias de entrega, POD de fletes y evidencias de maquila, ligadas al documento fiscal correspondiente. Es el mismo expediente, con la evidencia operativa adentro. Aquí está el módulo de complemento carta porte.
¿Quién da de alta a mis proveedores?
Nosotros. El alta y la capacitación de tus proveedores son parte de la implementación: nosotros los contactamos, los damos de alta y les enseñamos a usar el portal. Tu equipo no persigue a nadie para que empiece a usarlo. Así funciona el alta de proveedores.
¿Qué pasa si un proveedor no sabe usarlo o no quiere?
Es la objeción más común y por eso el alta la hacemos nosotros. El proveedor solo necesita un navegador, no instala nada. Damos capacitación y soporte directo a los proveedores, de modo que las dudas no lleguen a tu departamento de cuentas por pagar.
¿Cuánto tarda la implementación?
Entre 2 y 4 semanas en la mayoría de los casos. El rango depende de dos cosas: la integración con tu ERP y el número de proveedores que hay que dar de alta. Un portal sin integración arranca en la parte baja de ese rango; uno conectado a SAP o a Dynamics requiere el trabajo del conector y se va a la parte alta. En la demostración te damos la fecha estimada para tu caso concreto.
¿Cuánto cuesta el portal de proveedores?
El precio depende del número de proveedores que vas a administrar y de los módulos que actives: REPSE, carta porte, gastos, órdenes de compra o facturas extranjeras. Agenda una demostración y te entregamos una cotización sobre tu operación real.
¿Dónde se guarda la información y qué tan segura está?
La plataforma corre sobre Microsoft Azure con respaldos automáticos diarios. El tráfico pasa por Cloudflare, con defensa contra ataques de denegación de servicio y bots, y un firewall de aplicación que revisa cada petición. Además realizamos pruebas de penetración periódicas para cerrar vulnerabilidades antes de que alguien las use.
¿Los documentos quedan listos para una auditoría del SAT?
Ese es el punto. Cada proveedor tiene un expediente digital con su constancia de situación fiscal, contratos, facturas, complementos de pago y cartas de cumplimiento, con la fecha en que se recibió y el resultado de cada validación. Cuando llega una revisión, el expediente ya está armado. Más sobre cumplimiento fiscal de proveedores.
¿Qué tan grande tiene que ser mi empresa para que valga la pena?
No hay un mínimo rígido: el punto de quiebre suele ser el número de facturas de proveedor que tu equipo revisa a mano cada mes. Si alguien dedica días a revisar CFDIs, perseguir complementos de pago o armar expedientes, el portal se justifica. Tenemos una configuración para portal de proveedores para pymes.
¿Te quedó alguna duda?
Te mostramos el portal funcionando con facturas de tu propia operación, incluido el módulo de REPSE. Agenda una demostración.