Integración del portal de proveedores con tu ERP
El portal no reemplaza tu ERP: lo alimenta. Recibe los documentos de tus proveedores, los valida ante el SAT y entrega a tu sistema únicamente lo que cumple. Lo que no cumple se resuelve entre el proveedor y el portal, antes de llegar a cuentas por pagar.
Cada mes se validan más de 125,000 facturas a través del portal. Llevamos 28 años desarrollando software en México y hemos integrado el portal con ERP muy distintos entre sí, desde instalaciones corporativas hasta sistemas administrativos de empresas medianas.
Por qué integrarlo en lugar de solo recibir documentos
Un portal que solo recibe archivos resuelve la mitad del problema: los proveedores dejan de mandar correos, pero alguien sigue capturando en el ERP, sigue verificando comprobante por comprobante ante el SAT y sigue contrastando contra la orden de compra a mano.
Cuando el portal está integrado, el documento llega a tu ERP ya verificado, ya conciliado y con sus datos listos para registrarse. El trabajo de revisión se hace una vez, en automático, en el momento en que el proveedor carga el documento.
Qué intercambia el portal con tu ERP
La integración es en dos direcciones. Tu ERP publica hacia el portal la información que el portal necesita para validar, y el portal entrega de vuelta lo que ya cumple.
Tu ERP publica hacia el portal
- Órdenes de compra. Para que el portal pueda contrastar cada factura contra la orden que la respalda.
- Recepciones y entradas de almacén. Para verificar que se está facturando lo que efectivamente se recibió.
- Programación y estatus de pago. Para que el proveedor consulte en el portal cuándo se le va a pagar, en lugar de llamar a preguntar.
El portal entrega a tu ERP
- Facturas y complementos de pago validados ante el SAT, con sus datos listos para registrarse.
- Notas de crédito, relacionadas con la factura que corrigen.
- Cambio de estatus del proveedor cuando presenta documentación vencida.
- Expedientes de alta aprobados, para dar de alta al proveedor sin recaptura.
La factura se concilia contra la orden de compra
El portal lee las órdenes de compra que publica tu ERP y verifica que el total de la factura del proveedor coincida con el de la orden. Lo que no coincide no avanza, y el proveedor recibe el motivo dentro del portal con la referencia de la orden contra la que se contrastó.
Esto cambia quién resuelve el descuadre. Hoy lo descubre cuentas por pagar y lo persigue por correo; con el portal lo resuelve el proveedor antes de que el documento entre a tu flujo.
Facturas sin orden de compra
Servicios profesionales, arrendamientos, gastos de operación y compras urgentes suelen llegar sin orden de compra, y son las facturas que más tiempo consumen porque nadie tiene claro quién debe autorizarlas.
El módulo de facturas sin orden de compra las recibe y las hace pasar por el flujo de aprobaciones que tu empresa define antes de entregarlas al ERP. Cada autorización queda registrada con responsable y fecha.
Notas de crédito y solicitudes de cancelación
El portal maneja las notas de crédito junto con la factura que corrigen, de modo que el saldo que llega a tu ERP es el que efectivamente se debe pagar.
También detecta las solicitudes de cancelación. Desde 2022 la cancelación de un CFDI requiere que el receptor acepte o rechace dentro de un plazo, y el silencio se interpreta como aceptación: una factura cancelada después de registrada deja un gasto sin comprobante que lo respalde. Si se solicita cancelar un comprobante que el portal ya validó y transmitió, la solicitud puede rechazarse sin intervención de tu personal y dentro del plazo.
Suspensión de pagos al proveedor con documentación vencida
El bloqueo se dispara con cualquier documento vencido, sea fiscal o de cumplimiento. El portal puede cambiar el estatus del proveedor dentro de tu ERP para suspender sus pagos hasta que regularice su expediente, y liberarlo cuando lo hace.
Antes de llegar ahí, el portal le avisa al proveedor con anticipación de cada documento por vencer y le pide la renovación. El bloqueo es el último recurso, no el primero.
Alta de proveedores hacia tu ERP
El expediente de alta se integra en el portal: acta constitutiva, identificación del representante legal, comprobante de domicilio, cédula de identificación fiscal, carta de opinión de cumplimiento y los contratos que tu empresa requiera. El catálogo es configurable, porque cada empresa pide cosas distintas.
Cuando el alta queda aprobada se entrega a tu ERP por interfaz o por correo con el expediente completo. Los datos llegan tal como los capturó el proveedor, sin recaptura y sin los errores que después aparecen en un pago rechazado por una cuenta bancaria mal escrita. Puedes ver el detalle en la página de alta de proveedores.
Cuatro esquemas de entrega, y se elige contigo
No todas las empresas quieren recibir la información de la misma manera, y no todas las áreas de sistemas tienen la misma disposición a abrir una interfaz. Por eso el esquema se define en conjunto:
- Repositorio seguro. Los documentos validados se depositan en un repositorio con control de acceso, del que tu ERP los toma.
- Dirección URL. Tu ERP consulta el documento mediante una dirección y el archivo permanece alojado en el portal, sin duplicar almacenamiento.
- API de tu empresa. El portal transmite los documentos validados a la interfaz que ustedes proporcionan.
- Correo electrónico. Entrega de los documentos ya aprobados, para operaciones donde una integración directa no se justifica.
ERP con los que trabajamos
El portal se conecta por API a cualquier ERP que exponga una interfaz de intercambio. Los sistemas que aparecen abajo son ejemplos de lo que se usa en México, no una lista cerrada ni un catálogo de conectores preinstalados. La pregunta que importa no es si tu ERP está en esta lista, sino si permite intercambiar información. Prácticamente todos lo permiten.
Corporativo
SAP S/4HANA · SAP ECC · Oracle Fusion Cloud ERP · Oracle E-Business Suite · Oracle JD Edwards · Oracle PeopleSoft · Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations · Microsoft Dynamics AX · Infor M3 · Infor LN · Infor CloudSuite · Workday · Epicor · IFS · QAD · Sage X3
Mediana empresa
SAP Business One · SAP Business ByDesign · Oracle NetSuite · Microsoft Dynamics 365 Business Central · Microsoft Dynamics NAV · Microsoft Dynamics GP · Odoo · Acumatica · Intelisis · TOTVS · Softland · Sage 300 · Sage 200
Sistemas mexicanos y de PyME
CONTPAQi Comercial · CONTPAQi Contabilidad · CONTPAQi Nóminas · Aspel SAE · Aspel COI · Aspel NOI · Microsip · Bind ERP · Enkontrol · Contalink · Alegra · Zoho Books · Zoho Inventory
Desarrollos a la medida y sistemas propios
Muchas empresas en México no operan un ERP comercial, sino un sistema desarrollado internamente o adaptado a lo largo de los años por un proveedor local. También nos conectamos con esos. Un desarrollo propio suele ser incluso más sencillo de integrar que un ERP comercial, porque quien lo mantiene puede abrir exactamente la interfaz que se necesita, sin depender del calendario de un fabricante ni de licencias de módulos adicionales.
El trabajo se hace en conjunto con quien da mantenimiento a tu sistema: definimos qué información se intercambia, en qué formato y con qué frecuencia. Si tu área de sistemas prefiere no desarrollar nada, se resuelve con el repositorio, la dirección URL o la entrega por correo, sin tocar el sistema.
¿No aparece tu ERP en la lista?
No es un problema, y no significa que haya que hacer un desarrollo especial ni pagar por un conector. Ningún cliente se ha quedado fuera por su ERP: cuando el sistema permite abrir una interfaz nos conectamos por API, y cuando no la permite —instalaciones antiguas, versiones sin soporte o políticas internas que no autorizan abrirla— entregamos por alguno de los otros tres esquemas.
Cuéntanos qué sistema usas y te decimos en la misma llamada cómo quedaría la integración en tu caso.
¿No tienes ERP? Hay una versión desconectada
No todas las empresas operan un ERP, y no todas las que lo tienen quieren integrarlo desde el primer día. Para esos casos existe una versión desconectada del portal, que funciona por sí sola y no requiere ningún sistema al cual conectarse.
Tus proveedores cargan sus facturas, complementos de pago y documentos igual que en la versión integrada. El portal los valida ante el SAT, controla las vigencias del expediente y les exige lo que falta. La diferencia está en el destino: en lugar de transmitirse a un ERP, la información queda disponible en el portal para que tu equipo la consulte y la trabaje ahí mismo.
Es la opción natural para empresas que llevan su contabilidad con un despacho externo, que operan con sistemas administrativos sin capacidad de integración, o que quieren ordenar primero la recepción de documentos y dejar la integración para después.
Y no es un camino sin salida: si más adelante adquieren un ERP o deciden integrarlo, el padrón de proveedores y el historial de documentos ya están en el portal.
Conoce el detalle de la integración del portal de proveedores con SAP, que es el caso más frecuente y sirve de ejemplo de cómo trabajamos con cualquier otro sistema.
Qué gana tu empresa al integrarlo
- Sin recaptura. Los datos del comprobante llegan a tu ERP tal como los emitió el proveedor.
- Solo entra lo que cumple. Ninguna factura llega a cuentas por pagar sin verificación ante el SAT.
- Descuadres resueltos antes del pago, entre el proveedor y el portal.
- El gasto sin orden de compra deja de ser un hoyo negro.
- Menos llamadas al área de pagos. El proveedor consulta el estatus en el portal.
- Expediente listo para auditoría. Quién cargó cada documento, quién lo aprobó y cuándo.
Preguntas frecuentes
¿El portal reemplaza mi ERP?
No. El portal se coloca antes de tu ERP: recibe y valida los documentos de tus proveedores y entrega a tu sistema únicamente lo que cumple. Tu ERP sigue siendo donde vive la contabilidad y el pago.
¿Necesito que mi ERP tenga una API?
No necesariamente. La API es uno de cuatro esquemas. Si tu instalación no expone una interfaz, se puede trabajar con un repositorio con control de acceso, con una dirección URL que tu ERP consulta, o con entrega por correo de los documentos ya aprobados.
¿Qué pasa si la factura no coincide con la orden de compra?
No avanza hacia tu ERP. El proveedor recibe el motivo dentro del portal, con la referencia de la orden, y corrige antes de que el documento entre a tu flujo de pago.
¿El portal puede bloquear pagos dentro de mi ERP?
Sí. Puede cambiar el estatus del proveedor para suspender sus pagos cuando tiene cualquier documento vencido, y liberarlo cuando regulariza su expediente.
¿Manejan proveedores REPSE?
Sí. REPSE es un tipo de proveedor, no un producto aparte: el portal les pide la misma documentación fiscal que a los demás, más la documentación de subcontratación que exige la ley, incluidos los acuses cuatrimestrales del ICSOE y del SISUB. El detalle está en la página del módulo REPSE.
¿Quién define el alcance de la integración?
Se define en conjunto con tu área de sistemas: qué información se intercambia, en qué dirección, con qué frecuencia y por cuál de los cuatro esquemas. No hay un formato único porque no todas las instalaciones permiten lo mismo.
Hablemos de tu ERP
Cuéntanos qué sistema utilizas, cómo recibes hoy las facturas de tus proveedores y qué parte del proceso te está costando más tiempo. En una demostración te mostramos cómo quedaría la integración en tu caso concreto. Agenda una demostración.